Das Geheimnis effektiver Zusammenarbeit

Wir alle kennen das: Plötzlich herrscht beim Projektrückblick in Zoom diese betretene Stille, weil plötzlich niemandem im Team mehr etwas Hilfreiches einzufallen scheint.

Die Situation ist unbefriedigend. Alle kehren zu ihrer Arbeit und ihren digitalen „Kollaborationstools“ zurück – mit dem Gefühl, dass wichtige Dinge ungeklärt geblieben sind.

Warum kommt uns das Zusammenarbeiten so schwierig vor? Trotz klarer Ziele, perfekter Roadmaps – und sogar digitaler Kollaborationsräume für „gemeinsame Treffen“ – scheinen wir oft aneinander vorbeizureden. Was läuft hier falsch? Und wie können wir es lösen?

Mit „Kollaboration“ bzw. „Zusammenarbeit“ ist gemeint, dass wir verschiedene synchrone und asynchrone Aufgaben ausführen, die zeitlich harmonieren oder versetzt sein können. Wir haben uns eingehender mit dem Thema beschäftigt, um besser zu verstehen, wie sich Lücken ermitteln und effektiv schließen lassen, oder anders formuliert: was letztendlich eine gute Zusammenarbeit ausmacht.

Zahlreiche Aktivitäten werden als Formen der „Zusammenarbeit“ betrachtet. Hierzu zählt unter anderem die sorgfältige Arbeitsteilung, bei der allen eine bestimmte Aufgabe zugewiesen ist – etwa, indem sie asynchron einen Beitrag zu einem umfangreichen User-Journey-Diagramm in einem digitalen Whiteboard-Tool leisten. Es gibt aber auch äußerst freie Formen der Zusammenarbeit, ein Beispiel: Fehlerbehebung in Echtzeit per Slack oder Zoom. Zusammenarbeit kann geschäftskritisch sein – beispielsweise die akribische Planung eines Kick-off-Workshops für ein wichtiges Projekt. Und schließlich gibt es da noch so banale Aufgaben wie das Abarbeiten von Kommentaren in Dokumenten oder Designdateien.

Für eine effektive Zusammenarbeit müssen Prozesse und Ergebnisse geteilt werden. Die einzelnen Teammitglieder haben jedoch mitunter eine ganz unterschiedliche Sicht auf ihre kollaborativen Verantwortlichkeiten, was die Zusammenarbeit leicht zum Scheitern bringen kann. Wenn wir uns nicht wirklich effektiv mit dem Begriff „Zusammenarbeit“ befassen, bleibt sie nur ein leeres unternehmerisches Schlagwort. Damit Zusammenarbeit gelingt, müssen wir die dafür erforderlichen Rituale und Gepflogenheiten berücksichtigen.

Typische Verhaltensweisen bei der Zusammenarbeit:

Die einzelnen Teammitglieder haben jedoch mitunter eine ganz unterschiedliche Sicht auf ihre kollaborativen Verantwortlichkeiten, was die Zusammenarbeit leicht zum Scheitern bringen kann.

Zusammenarbeit gilt heute in der Regel als „kompliziert“. Die erste Überlegung muss sein: Worin bestehen die Herausforderungen im Team und wie lassen sich diese besser meistern?

Wir wollten nicht nur verstehen, welche kollaborativen Aktivitäten es gibt, sondern auch, was davon zu besseren Ergebnissen führt.

Daher haben wir Teams befragt, ob und wie sie die jeweiligen Aktivitäten umsetzen und wie sie die Qualität ihrer Ergebnisse einschätzen. Sie sollten dafür sieben Kriterien bewerten, darunter die Erfüllung von Kundenbedürfnissen, Innovationsfähigkeit, Verarbeitungsqualität usw. Ziel der Studie war es, die effektivsten kollaborativen Verhaltensweisen für bessere Ergebnisse zu ermitteln.

Herauskristallisiert haben sich fünf statistisch signifikante Verhaltensweisen:

Um die Auswirkung kollaborativer Aktivitäten weiter zu messen, haben wir diese mit wichtigen organisatorischen Faktoren verglichen, wie etwa guter Planung, Zielsetzung sowie gemeinsamen Erfolgskriterien wie KPIs. Unser Ergebnis: Kollaborative Verhaltensweisen sind ebenso wichtig.

Um das Ausmaß der Bedeutung kollaborativer Verhaltensweisen zu verdeutlichen, haben wir eine Skala angelegt, die besagt: Teams, die alle kollaborativen Verhaltensweisen genutzt haben, schnitten dabei 25 % besser ab als jene, die all diese Verhaltensweisen ignorierten.

Die folgenden relativ einfachen kollaborativen Praktiken führen zu besseren Ergebnissen:

Damit Zusammenarbeit gelingt, müssen zahlreiche Faktoren stimmen. Dies bedarf der Übung, Wiederholung und Reflexion.

Ein genaueres Nachfragen bei den Teams mit den besten Ergebnissen (d. h. Teams, bei denen alle wichtigen kollaborativen Aktivitäten verankert sind) zeigte, dass sie nicht nur die fünf Hauptaktivitäten ausführen, sondern diese auch fortlaufend verstärken. Denn Klarheit bezüglich der Entscheidungsbefugnis oder regelmäßiges Feedback kann zwar eine messbare Auswirkung haben, doch effektiv kombiniert kann daraus ein wirklich erstklassiger Kollaborationskreislauf entstehen. Wird einer der Faktoren verbessert, wirkt sich das auch positiv auf die anderen aus. Doch wie sieht dies in der Praxis aus?

GEMEINSAMER SCHAFFENSPROZESS: Synchron an der gleichen Aufgabe arbeiten

KLARE AUFGABENVERTEILUNG: Wissen, wer einzubeziehen ist

RAPPORT: Vertrauensvolle Beziehung zu den Teammitgliedern aufbauen

FEEDBACK: Die Meinung anderer anhören

REFLEXION: Bei Bedarf Anpassungen vornehmen

Nehmen wir beispielsweise die klare Aufgabenverteilung. Wenn alle Teammitglieder ihre Verantwortlichkeiten genau kennen, kann dies die synchrone Bearbeitung von Dokumenten erleichtern. Davon profitiert wiederum das Verhältnis zwischen den Teammitgliedern. Gleiches gilt für das Feedback: Indem wir anderen den Raum und die Zeit geben, um reagieren zu können, kultivieren wir ein reflektives, konstruktives Arbeitsumfeld, in dem es den Menschen leicht fällt, zu äußern, was funktioniert und was nicht. All diese Praktiken fördern und verstärken sich gegenseitig. Daher ist der Kreislauf aus gemeinsamem Schaffensprozess, Feedback, Reflexion, klarer Aufgabenverteilung und Rapport so wichtig. Nachfolgend ein paar Tipps zur Förderung eines kollaborativen Konzepts, das mehr als die Summe seiner Teile ist.

Klein anfangen

Der gemeinsame Schaffensprozess ist selten eine große Gruppenaktivität. In erfolgreichen Teams herrscht häufiger eine enge Zusammenarbeit mit umfangreichem Kontext zwischen einzelnen Mitarbeitenden. Die Sessions funktionieren, weil sich die Beteiligten unmittelbar zeigen können, was sie meinen, statt sich durch endlose Kommentare zu arbeiten.

Die eigenen Aufgaben kennen

Die erfolgreichsten Teams wissen, wer am Ende die Entscheidung trifft. Sie nutzen für die Lösungsfindung den Kontext und die Fähigkeiten ihrer Mitglieder. Bestimmte Entscheidungen werden schließlich von einer einzelnen Person getroffen – selbst, wenn nicht alle derselben Meinung sind. Die restlichen Teammitglieder haben diese dann mitzutragen.

Vertrauen schaffen

Das gegenseitige Vertrauen zwischen den Teammitgliedern ist ein wesentlicher Grundstein. Bei Besprechungen kann dies durch einfache Warm-up- oder Eisbrecher-Übungen gefördert werden. Eine lockere und entspannte Atmosphäre ist für die Reflexion nützlich.

Vorbereitungszeit einplanen

Input und Feedback zu geben fällt leichter, wenn wir darauf vorbereitet sind und uns sicher fühlen. Diese Offenheit und Authentizität fördert wiederum das Vertrauen zwischen den Teammitgliedern. Zukünftige Reflexionen werden dadurch effektiver.

Für Klarheit sorgen

Durch Reflexion lassen sich die weiteren für die Zusammenarbeit wichtigen Aktivitäten erörtern. Veranschauliche deinem Team, inwieweit sich durch ihr Feedback die Wiederholbarkeit von Prozessen verbessert hat oder sogar Durchbrüche erzielt werden konnten.