Das Geheimnis effektiver Zusammenarbeit

Wir alle kennen das: Plötzlich herrscht beim Projektrückblick in Zoom diese betretene Stille, weil plötzlich niemandem im Team mehr etwas Hilfreiches einzufallen scheint.

Die Situation ist unbefriedigend. Alle kehren zu ihrer Arbeit und ihren digitalen „Kollaborationstools“ zurück – mit dem Gefühl, dass wichtige Dinge ungeklärt geblieben sind.

Warum kommt uns das Zusammenarbeiten so schwierig vor? Trotz klarer Ziele, perfekter Roadmaps – und sogar digitaler Kollaborationsräume für „gemeinsame Treffen“ – scheinen wir oft aneinander vorbeizureden. Was läuft hier falsch? Und wie können wir es lösen?

Mit „Kollaboration“ bzw. „Zusammenarbeit“ ist gemeint, dass wir verschiedene synchrone und asynchrone Aufgaben ausführen, die zeitlich harmonieren oder versetzt sein können. Wir haben uns eingehender mit dem Thema beschäftigt, um besser zu verstehen, wie sich Lücken ermitteln und effektiv schließen lassen, oder anders formuliert: was letztendlich eine gute Zusammenarbeit ausmacht.

Recherche

Tagebuchstudie

Wir haben uns von mehr als 50 Designschaffenden, PMs, Techniker*innen, Wissenschaftler*innen und Autor*innen fünf Tage lang von ihrer jeweiligen Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern berichten lassen.

Tagebuchstudie

Wie arbeiten wir zusammen?

Wir haben uns von mehr als 50 Designschaffenden, PMs, Techniker*innen, Wissenschaftler*innen und Autor*innen fünf Tage lang von ihrer jeweiligen Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern berichten lassen.

Umfrage

Wann funktioniert Zusammenarbeit?

Mehr als 100 funktionsübergreifende Teams haben bewertet, inwieweit diese Aktivitäten und Attribute auf ihr Team zutreffen.

Befragungen

Wie fühlt es sich an?

20 funktionsübergreifende Teams – mit positiven wie negativen Erfahrungen im Bereich Zusammenarbeit – erläuterten, was gute Zusammenarbeit ausmacht und was die Gründe für ein Scheitern sein können.

Arten der Zusammenarbeit

Zahlreiche Aktivitäten werden als Formen der „Zusammenarbeit“ betrachtet. Hierzu zählt unter anderem die sorgfältige Arbeitsteilung, bei der allen eine bestimmte Aufgabe zugewiesen ist – etwa, indem sie asynchron einen Beitrag zu einem umfangreichen User-Journey-Diagramm in einem digitalen Whiteboard-Tool leisten. Es gibt aber auch äußerst freie Formen der Zusammenarbeit, ein Beispiel: Fehlerbehebung in Echtzeit per Slack oder Zoom. Zusammenarbeit kann geschäftskritisch sein – beispielsweise die akribische Planung eines Kick-off-Workshops für ein wichtiges Projekt. Und schließlich gibt es da noch so banale Aufgaben wie das Abarbeiten von Kommentaren in Dokumenten oder Designdateien.

Für eine effektive Zusammenarbeit müssen Prozesse und Ergebnisse geteilt werden. Die einzelnen Teammitglieder haben jedoch mitunter eine ganz unterschiedliche Sicht auf ihre kollaborativen Verantwortlichkeiten, was die Zusammenarbeit leicht zum Scheitern bringen kann. Wenn wir uns nicht wirklich effektiv mit dem Begriff „Zusammenarbeit“ befassen, bleibt sie nur ein leeres unternehmerisches Schlagwort. Damit Zusammenarbeit gelingt, müssen wir die dafür erforderlichen Rituale und Gepflogenheiten berücksichtigen.

Typische Verhaltensweisen bei der Zusammenarbeit:

  • Feedback zur besseren Wiederholbarkeit geben
  • Besondere Fähigkeiten und Fachkenntnisse anerkennen
  • Gemeinsame Besprechungen effektiv nutzen
  • Fehler in Echtzeit beheben
  • Durch Brainstorming unterschiedliche Ideen sammeln
  • Entscheidungsbefugnis klären
  • Funktionierende Vorgehensweisen reflektieren und Anpassungen vornehmen
  • Auf Ad-hoc-Nachrichten reagieren
Die einzelnen Teammitglieder haben jedoch mitunter eine ganz unterschiedliche Sicht auf ihre kollaborativen Verantwortlichkeiten, was die Zusammenarbeit leicht zum Scheitern bringen kann.

Zusammenarbeit gilt heute in der Regel als „kompliziert“. Die erste Überlegung muss sein: Worin bestehen die Herausforderungen im Team und wie lassen sich diese besser meistern?

Was funktioniert für die einen, aber nicht für die anderen?

Manche halten Dokumentation für Zeitverschwendung, andere möchten klares Referenzmaterial. Während die einen gern ständig kommunizieren, bevorzugen andere vorab genaue Zielabsprachen und unabhängigere Arbeitszeiten.

Der Investitionsertrag (ROI) ist nicht immer eindeutig, weder für Teams noch für einzelne Mitglieder.

Zusammenarbeit ist nicht billig, und ein ineffektives Miteinander kann enorme Zeitverschwendung sein. Doch andererseits kennen viele auch die Synergieeffekte, den Flow, der durch gute Zusammenarbeit im Team entstehen kann.

Die Arbeit wird komplexer, mit zunehmend spezialisierten Funktionen.

Die Anwendungs- und Softwareentwicklung ist kompliziert. Sie erfordert Kompromisse zwischen einer schnellen Lieferung und hochwertigen Ergebnissen. Eine gute Koordination und Zusammenwirkung sind ausschlaggebend.

Remote-Arbeit erschwert das Knüpfen von Kontakten.

Viele Teams können nicht mehr wie früher zusammenarbeiten und sich persönlich austauschen. Die traditionelle gemeinsame Zeit im Büro gehört der Vergangenheit an. Viele arbeiten heute remote – und das muss funktionieren.

Führt gute Zusammenarbeit zu besseren Ergebnissen?

Wir wollten nicht nur verstehen, welche kollaborativen Aktivitäten es gibt, sondern auch, was davon zu besseren Ergebnissen führt.

Daher haben wir Teams befragt, ob und wie sie die jeweiligen Aktivitäten umsetzen und wie sie die Qualität ihrer Ergebnisse einschätzen. Sie sollten dafür sieben Kriterien bewerten, darunter die Erfüllung von Kundenbedürfnissen, Innovationsfähigkeit, Verarbeitungsqualität usw. Ziel der Studie war es, die effektivsten kollaborativen Verhaltensweisen für bessere Ergebnisse zu ermitteln.

Herauskristallisiert haben sich fünf statistisch signifikante Verhaltensweisen:

Verhaltensweisen

1

Simultanes Arbeiten an derselben Datei mit Ideenaustausch

1

Gemeinsamer Schaffensprozess

Simultanes Arbeiten an derselben Datei mit Ideenaustausch

2

Rapport

Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung, die über den beruflichen Bereich hinausgeht

3

Klare Aufgabenverteilung

Kenntnis der an Entscheidungen beteiligten Personen

4

Feedback

Kommentierung und Erörterung erledigter Aufgaben zur Verbesserung der Wiederholbarkeit

5

Reflexion

Erörterung effektiver Arbeitsweisen und gegebenenfalls Anpassungen

Um die Auswirkung kollaborativer Aktivitäten weiter zu messen, haben wir diese mit wichtigen organisatorischen Faktoren verglichen, wie etwa guter Planung, Zielsetzung sowie gemeinsamen Erfolgskriterien wie KPIs. Unser Ergebnis: Kollaborative Verhaltensweisen sind ebenso wichtig.

Um das Ausmaß der Bedeutung kollaborativer Verhaltensweisen zu verdeutlichen, haben wir eine Skala angelegt, die besagt: Teams, die alle kollaborativen Verhaltensweisen genutzt haben, schnitten dabei 25 % besser ab als jene, die all diese Verhaltensweisen ignorierten.

Die folgenden relativ einfachen kollaborativen Praktiken führen zu besseren Ergebnissen:

Faktor
Umfragepunkt
Auswirkung

Faktor

Unternehmen

Umfragepunkt

Unser Team hat die richtigen Erfolgskriterien (z. B. Kennzahlen oder KPIs).

Auswirkung

+6,4 %

Faktor

Team

Umfragepunkt

Während des Designprozesses arbeiten unsere Teammitglieder simultan an den gleichen Aufgaben und tauschen Ideen aus.

Auswirkung

+5,7 %

Faktor

Unternehmen

Umfragepunkt

Die Führungskräfte meines Unternehmens setzen klare Ziele.

Auswirkung

+5,3 %

Faktor

Team

Umfragepunkt

In unserem Team herrscht eine vertrauensvolle Beziehung (die über den beruflichen Bereich hinausgeht).

Auswirkung

+5 %

Faktor

Team

Umfragepunkt

In unserem Team wissen alle genau, wer bei Entscheidungen einzubeziehen ist.

Auswirkung

+4,9 %

Faktor

Team

Umfragepunkt

In unserem Team herrscht ein reger Austausch von nützlichem Feedback, was die Wiederholbarkeit von Prozessen verbessert.

Auswirkung

+4,7 %

Faktor

Team

Umfragepunkt

Unser Team nimmt sich Zeit zu reflektieren, was bereits gut funktioniert und was zu verbessern ist.

Auswirkung

+4,2 %

Faktor

Unternehmen

Umfragepunkt

Unser Team hat ausreichend Zeit für seine Projekte, um sie zum Erfolg zu führen.

Auswirkung

+3,9 %

Stimmungschecks und Ausgewogenheit

Damit Zusammenarbeit gelingt, müssen zahlreiche Faktoren stimmen. Dies bedarf der Übung, Wiederholung und Reflexion.

Ein genaueres Nachfragen bei den Teams mit den besten Ergebnissen (d. h. Teams, bei denen alle wichtigen kollaborativen Aktivitäten verankert sind) zeigte, dass sie nicht nur die fünf Hauptaktivitäten ausführen, sondern diese auch fortlaufend verstärken. Denn Klarheit bezüglich der Entscheidungsbefugnis oder regelmäßiges Feedback kann zwar eine messbare Auswirkung haben, doch effektiv kombiniert kann daraus ein wirklich erstklassiger Kollaborationskreislauf entstehen. Wird einer der Faktoren verbessert, wirkt sich das auch positiv auf die anderen aus. Doch wie sieht dies in der Praxis aus?

GEMEINSAMER SCHAFFENSPROZESS: Synchron an der gleichen Aufgabe arbeiten
KLARE AUFGABENVERTEILUNG: Wissen, wer einzubeziehen ist
RAPPORT: Vertrauensvolle Beziehung zu den Teammitgliedern aufbauen
FEEDBACK: Die Meinung anderer anhören
REFLEXION: Bei Bedarf Anpassungen vornehmen

Nehmen wir beispielsweise die klare Aufgabenverteilung. Wenn alle Teammitglieder ihre Verantwortlichkeiten genau kennen, kann dies die synchrone Bearbeitung von Dokumenten erleichtern. Davon profitiert wiederum das Verhältnis zwischen den Teammitgliedern. Gleiches gilt für das Feedback: Indem wir anderen den Raum und die Zeit geben, um reagieren zu können, kultivieren wir ein reflektives, konstruktives Arbeitsumfeld, in dem es den Menschen leicht fällt, zu äußern, was funktioniert und was nicht. All diese Praktiken fördern und verstärken sich gegenseitig. Daher ist der Kreislauf aus gemeinsamem Schaffensprozess, Feedback, Reflexion, klarer Aufgabenverteilung und Rapport so wichtig. Nachfolgend ein paar Tipps zur Förderung eines kollaborativen Konzepts, das mehr als die Summe seiner Teile ist.

Klein anfangen

Der gemeinsame Schaffensprozess ist selten eine große Gruppenaktivität. In erfolgreichen Teams herrscht häufiger eine enge Zusammenarbeit mit umfangreichem Kontext zwischen einzelnen Mitarbeitenden. Die Sessions funktionieren, weil sich die Beteiligten unmittelbar zeigen können, was sie meinen, statt sich durch endlose Kommentare zu arbeiten.

Die eigenen Aufgaben kennen

Die erfolgreichsten Teams wissen, wer am Ende die Entscheidung trifft. Sie nutzen für die Lösungsfindung den Kontext und die Fähigkeiten ihrer Mitglieder. Bestimmte Entscheidungen werden schließlich von einer einzelnen Person getroffen – selbst, wenn nicht alle derselben Meinung sind. Die restlichen Teammitglieder haben diese dann mitzutragen.

Vertrauen schaffen

Das gegenseitige Vertrauen zwischen den Teammitgliedern ist ein wesentlicher Grundstein. Bei Besprechungen kann dies durch einfache Warm-up- oder Eisbrecher-Übungen gefördert werden. Eine lockere und entspannte Atmosphäre ist für die Reflexion nützlich.

Vorbereitungszeit einplanen

Input und Feedback zu geben fällt leichter, wenn wir darauf vorbereitet sind und uns sicher fühlen. Diese Offenheit und Authentizität fördert wiederum das Vertrauen zwischen den Teammitgliedern. Zukünftige Reflexionen werden dadurch effektiver.

Für Klarheit sorgen

Durch Reflexion lassen sich die weiteren für die Zusammenarbeit wichtigen Aktivitäten erörtern. Veranschauliche deinem Team, inwieweit sich durch ihr Feedback die Wiederholbarkeit von Prozessen verbessert hat oder sogar Durchbrüche erzielt werden konnten.

Du möchtest mehr erfahren?

Tausende Teams vertrauen für eine effektive Zusammenarbeit auf FigJam, unser Online-Whiteboard für kreative Teams.

Anhang

Tagebuchstudie

  • Zunächst führten wir mit mehr als 50 Produktmanager*innen, Designschaffenden, Forscher*innen, Autor*innen und Datenwissenschaftler*innen eine Tagebuchstudie durch. Einige der Beteiligten nutzten Figma.
  • Um den Begriff der „Zusammenarbeit“ zu definieren, baten wir die Teilnehmenden, fünf Tage in Folge täglich von ihren gemeinsamen Aktivitäten mit funktionsübergreifenden Partnern zu berichten. Zur Messung des Erfolgs wollten wir von allen eine Geschichte über ein gelungenes und ein gescheitertes Projekt hören.
  • Wir interviewten 12 Teilnehmende hinsichtlich ihrer kollaborativen Verhaltensweisen.

Umfragemethode

  • Anschließend führten wir eine Umfrage mit mehr als 100 Teams (insgesamt 324 Teilnehmende) durch. Die Befragten hatten unterschiedliche funktionsübergreifende Positionen inne, nutzten verschiedene Tools und waren weltweit ansässig.
  • Die Teilnehmer*innen bewerteten, inwieweit die kollaborativen Verhaltensweisen auf ihr Team zutrafen und wie erfolgreich ihre Ergebnisse waren.
  • Bei unserer Analyse berücksichtigten wir die geografische Lage, die Funktion, den Arbeitsstil, die Beschäftigungsdauer sowie das primär verwendete Designtool.
  • Wir befragten 20 Teams bezüglich der effektivsten kollaborativen Verhaltensweisen.

Bewertung des Teamverhaltens

Wir baten die Teilnehmenden, auf einer Skala von 1 bis 7 zu bewerten, inwieweit die folgenden Verhaltensweisen auf ihr Produktentwicklungsteam zutrafen:

  • Wir führen Aktivitäten durch, um alle im Team auf den gleichen Stand zu bringen.
  • Unser Team sammelt mittels Brainstorming (oder ähnlichen Aktivitäten) zahlreiche Ideen.
  • Die Mitglieder unseres Teams reagieren auf Nachrichten/E-Mails/Kommentare.
  • Unser Team bearbeitet oft unterschiedliche Teile eines größeren Designs parallel und voneinander unabhängig.
  • Unser Team weiß genau, wer in Entscheidungsprozesse einzubeziehen ist.
  • Unser Team nimmt sich die Zeit zu reflektieren, was funktioniert, und passt Prozesse gegebenenfalls an.
  • Und verschiedene weitere Verhaltensweisen ...

Messung der Ergebnisse

Wir baten die Teilnehmenden, auf einer Skala von 1 bis 7 zu bewerten, inwieweit die folgenden Aussagen auf die Projektergebnisse ihres Teams zutreffen:

  • Wir sind in der Lage, äußerst komplexe Designprobleme zu lösen.
  • Unsere Kunden sind mit der Benutzerfreundlichkeit eindeutig zufrieden.
  • Wir liefern durchweg hochwertige Produkte.
  • Unsere Designlösungen erfüllen die Anforderungen eines breiten Benutzerkreises.
  • Unsere Projekte tragen effektiv zur Verbesserung wichtiger Kennzahlen oder KPIs bei.
  • Die von uns entwickelten Produkte sind innovativ.

Wir sagen Danke

Diese Studie wurde von Cristen Torrey und dem Figma-Rechercheteam durchgeführt. Das Tagebuch für die Studie wurde auf der Plattform dscout und in Zusammenarbeit mit dem Forschungsteam von dscout erstellt. Die Umfrage an sich wurde in Zusammenarbeit mit The Value Engineers durchgeführt. Der vorliegende Bericht wurde von Cristen Torrey und Amber Bravo verfasst.