Wie Dropbox Arbeitsabläufe neu gestaltet

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Die Pandemie hat unseren Arbeitsalltag für immer verändert. Das bedeutet auch, dass sich Unternehmen auf die unterschiedlichen Arbeitsmodelle ihrer Mitarbeitenden einstellen müssen. Die Arbeit im Homeoffice oder flexible Modelle sind im heutigen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken – neue Tools und neue Ansätze sind gefragt.

Einige Firmen – wie zum Beispiel Figma – setzen auf ein hybrides Arbeitsmodell, während andere, darunter Dropbox, auf ein virtuelles Arbeitsmodell umgestellt haben. Aber ganz gleich, für welchen Ansatz sich eine Firma entscheidet, sie alle stehen vor demselben Problem: Wie bewahrt man in dieser neuen Welt ein Gefühl der Zusammengehörigkeit?

Auch wenn sich Dropbox auf Software spezialisiert, die es Menschen ermöglicht, von überall aus zu arbeiten, kam die Mehrheit der Angestellten jeden Tag ins Büro. In den zwölf Niederlassungen auf der ganzen Welt war viel Platz für sogenannte Maker Rooms und Bereiche zur Zusammenarbeit reserviert. Die ganze Firmenkultur war auf räumliche Nähe, zwischenmenschliche Zusammenarbeit und Kreativität ausgelegt.

Das Designteam von Dropbox bei einem Workshop vor der Pandemie

Die Mitglieder des Designteams konnte man beispielsweise oft dabei beobachten, wie sie vor Sprints oder spontanen Brainstorming-Sessions nach allem suchten, was die Kreativität befeuern würde – Eddings, bunte Notizzettel oder Dinosaurierfiguren. Man hatte das Gefühl, dass bereits das physische Zusammensein für eine kreative Stimmung sorgen konnte.

In einer von Remote-Arbeit bestimmten Welt muss diese Stimmung sehr viel gezielter geweckt werden, was nicht immer ganz einfach ist. Immerhin vollzieht sich gerade nichts weniger als die Abkehr von Jahrzehnte alten Normen und Gewohnheiten. Dropbox musste hinsichtlich der Art und Weise, wie Teams online zusammenarbeiten, völlig umdenken, und dabei dennoch einen Weg finden, dieselbe kreative Energie freizusetzen, die an den physischen Standorten zu fühlen war.

Die Neugestaltung der Zusammenarbeit

Nachdem die Designabteilung bereits im Jahr 2018 von Sketch zu Figma gewechselt war, hatte das Designteam von Dropbox einen Vorsprung in Bezug auf Remote-Zusammenarbeit, da man inzwischen Best Practices für jeden Schritt des Kreativprozesses gesammelt hatte – von Brainstorming über Wireframing und Prototyping bis hin zum Kommentieren. Lauren LoPrete, Design Systems Lead, beschreibt es so: „Figma hat uns geholfen, unsere Workflows zu vereinfachen und die Designs bei Dropbox maßgeblich zu verbessern.“ Als die Pandemie begann und das Team komplett auf Remote-Arbeit umstellen musste, reichte dies allerdings nicht mehr aus.

Um ein kreatives Feuer auch über die räumliche Distanz hinweg zu entfachen, setzen die Designer*innen auf Figma. Damit konnten die Workflows vereinfacht und Kommunikationsprobleme verhindert werden. Statt Präsenz-Meetings kommt jetzt zum Prüfen von Designs beispielsweise der Beobachtungsmodus in Figma zum Einsatz, der es erlaubt, den Präsentierenden genau zu folgen, während diese ihre Arbeit vorstellen.

Screenshot einer Figma-Datei eines Produktentwurfs

Anstatt einfach zum Schreibtisch der Kolleg*innen zu gehen und Seite an Seite zu designen, können Designer*innen nun über einen Figma-Link in die jeweilige Datei springen und dort schnell ihre Ideen austauschen.

Funktionsübergreifende Kommunikation ist bei Remote-Arbeit von größter Bedeutung. Daher hosten Designer*innen ihre Design-Sprints mit Entwickler*innen und PMs virtuell in Figma. Weil sie mit Figma immer online und für alle verfügbar sind, wird die Zusammenarbeit drastisch vereinfacht.

Die Designer*innen mussten ihre bestehenden Figma-Workflows anpassen und neue Möglichkeiten zur asynchronen Kommunikation implementieren. Die Design-System- und Brand-Studio-Teams haben beispielsweise ihren Handoff-Prozess vereinfacht, indem Designer*innen ein ✅ neben einer Seite platzieren, sobald die Symbol-Datei abgeschlossen ist. Da jeden Montagmorgen der Bibliotheken-Release stattfindet, sieht das Design-System-Team in der Datei sofort, ob neue Symbole vorhanden sind. Diese werden dann der Hauptbibliothek hinzugefügt und veröffentlicht. Dadurch wird unnötige Kommunikation vermieden und der Prozess als Ganzes effizienter gestaltet – und zwar so sehr, dass es bereits Pläne gibt, diesen Ansatz auf andere gemeinsam genutzte Bibliotheken zu übertragen.

Oder um es mit den Worten von Product Designer Stan Yeung zu sagen: „Figma ist seit der Pandemie zum Fixstern unseres Universums geworden. Jetzt findet viel mehr Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Designdateien statt.“

Themen nach Maßnahmen sortieren, aus einem Brainstorming des Designteams

Figma für alle

Als sich auch der Rest des Unternehmens auf den Sprung zur vollständigen Arbeit aus dem Homeoffice vorbereitete, wurde das Designteam zum Vorzeigemodell der virtuellen Zusammenarbeit. Die Product Designerin Cheechee Lin hielt zu diesem Thema einige experimentelle Figma-Workshops für ein abteilungsübergreifendes Team ab, um allen Mitarbeitenden den Einstieg in zentrale Figma-Funktionen wie Kommentieren, Exportieren und Ansehen/Folgen zu erleichtern. Alle sollten sich mit Figma vertraut machen, um wieder ungezwungen Ideen austauschen zu können – genau wie zuvor im Büro.

Cheechee erläutert: „Dadurch, dass wir Mitarbeitende aus den unterschiedlichsten Teams in unsere Figma-Prozesse einbezogen haben, konnten wir nicht nur unsere Iterationszyklen beschleunigen, sondern auch einen Raum für die visuelle Kommunikation schaffen. Gerade weil Whiteboards in einer rein virtuellen Welt immer noch eher selten sind.“

Der Workshop war ein Riesenerfolg und wurde letztendlich auf über 200 Teilnehmer*innen aus so unterschiedlichen Teams wie Marketing, Forschung und Data Science ausgeweitet.

Virtuelles Abklatschen beim XFN-Workshop

Inzwischen können alle Dropbox-Mitarbeitenden Figma nutzen, um sich zu beteiligen, kreativ zu sein und visuell mit anderen zu kommunizieren. Die unterschiedlichsten Teams sind in Figma anzutreffen. Die QA nutzt es zur Erstellung von Testplänen, indem Designflows dupliziert und Testfälle notiert werden. Design-Forscher stellen Umfragedaten und qualitative Einblicke gegenüber und Menschen aus der ganzen Firma erstellen gemeinsam Präsentationen in Figma.

Figma ist viel mehr als nur ein Designtool. Es ist ein Ort für alle Mitarbeitenden von Dropbox, an dem sie ihre Ideen austauschen, kommunizieren und sich als Dropbox-Community fühlen können. Oder wie Stan es beschreibt: „Figma ist unser neues virtuelles Whiteboard.“

Wenn du dich für weitere Best Practices zur Remote-Zusammenarbeit vom Dropbox-Team interessierst, sieh dir dieses Toolkit zur Planung von Remote-Teams und das Kit zur Erstellung von verteilten Sprints an.